Ringkasan Chapter 11 - Expert Fraud Investigation, By Tracy L Coenen

CHAPTER 11

“Expert Fraud Investigation”

By Tracy L Coenen

A.      PELAPORAN DAN LITIGASI

Melaporkan temuan penyelidikan kecurangan akan memerlukan berbagai tingkat detail dan presisi, tergantung pada spesifiknya keterlibatan tersebut. Namun cukup mudah untuk mengembangkan proses pelaporan standar yang bisa diikuti oleh staf. Salah satu pilihan dalam beberapa kasus adalah memberikan laporan lisan kepada klien dan penasihat hukum. Ini bukan cara yang paling umum untuk melaporkan temuan investigasi kecurangan. Namun, hal itu sesuai dalam kasus tertentu, seperti kasus di mana penasihat hukum belum menginginkan laporan yang dapat ditemukan dalam arsip tersebut.

Hasil investigasi kecurangan biasanya dirinci dalam laporan tertulis. Saat menulis laporan, penyidik ​​penipuan harus ingat siapa yang akan membaca laporannya. Penting untuk dipertimbangkan bahwa meskipun saat ini laporan tersebut mungkin hanya untuk tujuan internal perusahaan, di suatu tempat di jalan, laporan tersebut dapat digunakan oleh penegakan hukum atau dalam proses pengadilan. Jadi, penting untuk mengetahui khalayak saat ini untuk sebuah laporan penyelidikan, namun juga penting untuk mempertimbangkan siapa yang mungkin memerlukan laporan tersebut di masa mendatang.

B.       BERPEGANG PADA FAKTA

Penyidik penipuan seobjektif mungkin dalam melaksanakan pekerjaannya, dan objektivitas itu harus ditunjukkan dalam laporan. Tidak ada yang peduli apakah Anda menyukai orang-orang yang terlibat dalam kasus ini atau apa pendapat Anda tentang penampilan seseorang. Mereka mungkin peduli apakah tersangka tampak gugup, tapi bias atau kritik pribadi Anda tidak terlalu penting.

Bahkan ketika melakukan sesuatu yang mendasar seperti membacakan latar belakang kasus ini, penting bagi Anda menunjukkan objektivitas Anda. Tidak perlu memperdebatkan bagian-bagian dari kasus ini dalam pembacaan latar belakang. Itu untuk pengacara diperdebatkan. Jika pembacaan fakta mensyaratkan bahwa tuduhan atau materi yang disengketakan disebutkan, penyidik penipuan harus memperjelas bahwa barang-barang tersebut diperdebatkan.

C.      TETAP SEDERHANA

Penting untuk membuat arus logis ke laporan, baik dengan mengerjakan kasus ini secara kronologis atau dengan menggunakan beberapa perintah logis lainnya, seperti berjalan melewatinya oleh entitas atau orang yang terlibat. Narasi pekerjaan selesai, kesimpulan dari para peneliti, dan bukti yang mendukungnya harus dipresentasikan dengan cara yang sampai pada kesimpulan.

Hal ini sangat efektif untuk bekerja melalui semua poin yang menunjukkan adanya kecurangan. Seringkali "senapan merokok" belum tentu ditemukan. Sebaliknya, ada banyak potongan kecil pada teka-teki bahwa dalam keseluruhannya mengarah pada kecurangan. Penumpukan itu bisa sangat penting dalam mendukung pendapat dan kesimpulan Anda.

D.      INFORMASI LATAR BELAKANG

Identifikasi periode waktu yang dicakup oleh analisis penyidik ​​penipuan dan batasan tim investigasi kecurangan. Misalnya, jika dokumen tertentu tidak diproduksi atau Anda tidak diberi akses ke personil kunci, penting untuk dicatat di sini. Jika Anda diminta untuk membuat asumsi tertentu, namun tidak diizinkan untuk mengujinya, penting untuk diperhatikan juga.

Peneliti kecurangan harus jelas tentang apa yang merupakan pendapat versus asumsi yang diminta oleh dia. Misalnya, dalam kasus kecurangan asuransi penyandang cacat, penyidik ​​mungkin diminta untuk menganalisis angka asumsi tertanggung tidak akan pernah dapat bekerja lagi. Sebagai contoh lain, penyidik ​​penipuan mungkin diminta untuk berasumsi bahwa sebuah perusahaan tidak dapat menghasilkan produk tertentu ke depan dan menganalisis angka-angka tersebut dalam terangnya.

Dalam kedua situasi ini, penyidik ​​tidak diminta untuk menentukan kebenaran atau kewajaran asumsi. Sebaliknya, dia atau dia hanya diminta melakukan penyelidikan sesuai dengan asumsi. Itu mungkin merupakan fakta yang sangat penting seiring perkembangan kasus, jadi akuntan forensik atau penyidik ​​penipuan harus memastikan untuk mendokumentasikan fakta tersebut di depan.

E.       PROSEDUR INVESTIGASI

Setelah dasar yang tepat diletakkan untuk penyelidikan kecurangan, laporan tersebut harus masuk ke dalam prosedur investigasi dan temuan penyidik. Ini adalah bagian di mana mungkin ada pembahasan rinci tentang dokumen yang diperiksa, saksi yang diwawancarai, dan teknik investigasi yang dilakukan. Deskripsi hal-hal ini sangat bervariasi dari kasus ke kasus. Secara umum, Anda mungkin akan menggambarkan sistem akuntansi dan transaksi yang Anda periksa. Peneliti kecurangan akan menjelaskan pekerjaan untuk memeriksa bukti dan tabulasi atau pengecekan silang. Gunakan penilaian yang baik tentang tingkat detail yang termasuk dalam pekerjaan Anda. Tidak perlu mencantumkan setiap dokumen yang diperiksa silang. Sebaliknya, penting untuk memberikan gambaran umum tentang prosedur yang dilakukan

F.       OPINI

Bagian opini dari laporan penyidik ​​penipuan adalah tempat di mana temuan tersebut dirangkum. Badan laporan tersebut telah menyinggung atau menyatakan secara langsung bukti-bukti yang telah ditemukan dalam pelaksanaan penyelidikan kecurangan. Pada bagian ini, hasilnya harus dirangkum. Cara terbaik adalah berjalan melalui ringkasan bukti, baris demi baris, dengan cara yang teratur dan sederhana. Peneliti kecurangan tidak boleh memberikan pendapat bahwa seseorang atau badannya bersalah atau tidak bersalah melakukan kejahatan. Sebaliknya, bukti harus berbicara sendiri.

Misalnya, cukup umum untuk mengatakan bahwa cek dikeluarkan ke vendor pihak ketiga yang tidak disetujui tanpa otorisasi yang benar, menunjukkan siapa yang terlibat dengan pemeriksaan yang tidak sah tersebut, menjelaskan rincian vendor pihak ketiga (terutama jika kasusnya terjadi Dari skema perusahaan shell), dan menyediakan salinan dokumen yang mendukung fakta-fakta ini. Pembaca laporan harus memiliki cukup informasi untuk menyimpulkan apakah kegiatan ini tidak benar, dan kemudian dapat memutuskan apakah ini benar-benar kecurangan.

G.      LAMPIRAN

Pameran dan lampiran sering disertakan dengan laporan investigasi kecurangan. Melampirkan beberapa dokumen yang paling penting atau memberatkan dapat membantu pembaca memahami laporan dan memberi pembaca kesempatan untuk mengkonfirmasi apa yang telah dinyatakan di dalam laporan.

Lampiran yang terorganisasi dengan baik adalah suatu keharusan, dan sangat diharapkan bagi penyidik penipuan untuk merujuk lampiran ini di bagian laporan. Lampiran sering diberi nomor (1, 2, 3, dst.) Atau huruf (A, B, C, dll.) Untuk membuat referensi lebih mudah. Jika dokumen telah diberi label Bates sebagai bagian dari proses litigasi, penyidik penipuan malah menggunakan nomor identifikasi atau huruf tersebut saat mereferensikan lampiran. Ingat bahwa aturan substansi lebih dari bentuk dalam penyelidikan penipuan. Namun, meski sebenarnya substansi lampiran paling penting, menyajikan item ini dengan rapi akan menambah kredibilitas laporan.

H.      DRAFT LAPORAN

Salah satu isu yang sangat diperdebatkan terkait dengan laporan penyidik ​​penipuan adalah draft laporan. Banyak akuntan forensik dan penyelidik kecurangan menyiapkan draf laporan mereka, yang digunakan untuk menyajikan temuan awal kepada penasihat hukum atau memulai proses penyortiran temuan investigasi. Sayangnya, draf laporan membuat masalah ketika sampai pada proses penemuan dalam proses pengadilan. Meskipun masalah ini diperdebatkan dengan hangat, saya yakin banyak profesional setuju bahwa draf laporan (terutama yang dibagikan di luar perusahaan penyidik) harus diserahkan ke penasihat yang berlawanan jika diminta.

Pilihan yang lebih baik untuk membuat draf laporan adalah pertemuan tatap muka dengan pengacara untuk mendiskusikan apa yang Anda antisipasi termasuk dalam laporan akhir Anda. Pertemuan ini tidak termasuk draf laporan. Sebaliknya, ini hanya mencakup diskusi lisan tentang apa yang mungkin ada dalam laporan. Jika tidak ada draf yang dibuat dan dibagikan dengan penasihat hukum, tidak ada yang bisa dihasilkan selama penemuan selain versi satu dari laporan tersebut.

I.         PENDAPAT YANG TIDAK MENGUNTUNGKAN

Peneliti kecurangan seharusnya tidak merasa buruk jika dia atau jasanya dihentikan sebelum menulis laporan. Akal sehat mengatakan bahwa penyidik ​​sedang disewa untuk membantu satu pihak dengan sebuah kasus, dan jika pekerjaan penyidik ​​tidak membantu partai tersebut, tidak ada alasan untuk menulis laporan. Hal terburuk yang bisa dilakukan penyidik ​​adalah mengubah pendapatnya agar lebih menguntungkan klien. Itu tidak etis dan sangat berisiko. Bayangkan berada di tempat saksi dan memiliki pendapat yang direvisi yang terlepas dengan fakta sebenarnya dalam kasus tersebut.

J.        TINDAK LANJUT PENELITI PENIPUAN

Setelah dikeluarkannya laporan ahli, manajemen perusahaan dan pengacara yang ditahan harus memutuskan apa yang harus dilakukan dengan informasi yang telah disampaikan oleh penyidik kecurangan. Jika kasusnya sudah dalam proses pengadilan, penggunaan laporannya sudah jelas. Jika perusahaan belum mengambil tindakan, beberapa opsi harus dipertimbangkan.

1.         Disiplin Internal

Wajar jika ingin memberhentikan seorang karyawan begitu terlihat bahwa orang tersebut telah melakukan kecurangan. Seringkali lebih aman bagi perusahaan untuk memiliki tersangka di luar lokasi, sehingga tidak ada lagi kecurangan yang bisa terjadi, namun penting untuk disadari bahwa ini juga dapat menghambat pengumpulan informasi. Untuk alasan ini, beberapa perusahaan memutuskan untuk tidak segera menghentikan karyawannya. Jika karyawan tersebut masih aktif dipekerjakan oleh perusahaan saat laporan penyidikan kecurangan dikeluarkan, keputusan harus dibuat mengenai dirinya atau masa depannya. Perusahaan dapat memutuskan untuk tidak melakukan apapun jika bukti yang memadai tidak tersedia atau jika bukti tersebut membebaskan karyawan.

Kemungkinan berikutnya adalah disiplin, sambil mempertahankan pekerjaan orang tersebut dengan perusahaan. Ini mungkin termasuk peringatan, penskorsan, penurunan pangkat, perubahan tugas, masa percobaan, atau pemotongan gaji. Pengacara kerja dan pekerjaan harus dilibatkan dalam proses ini untuk memastikan bahwa tidak ada undang-undang yang rusak dalam proses menghukum karyawan tersebut.

2.         Klaim Asuransi

Selalu disarankan bagi perusahaan untuk memeriksa polis asuransi bisnis untuk cakupan yang berkaitan dengan pencurian karyawan. Hal ini harus dilakukan segera setelah potensi kecurangan diidentifikasi. Perusahaan asuransi sering memiliki klausul yang meminta kecurangan untuk segera dilaporkan setelah dicurigai, jadi sebaiknya segera menghubungi mereka. Sayangnya, banyak perusahaan tidak memiliki cakupan atau cakupan yang tidak memadai untuk kasus ketidakjujuran pegawai. Penilaian risiko berjalan seiring dengan pembelian setiap polis asuransi, dan cakupan yang lebih rendah (atau tidak ada cakupan) untuk kecurangan internal adalah risiko yang mungkin akan diambil oleh manajemen.

3.         Aksi Hukum Perdata

Setelah mengumpulkan bukti untuk mendukung pendapat mengenai dugaan kecurangan, perusahaan dapat memutuskan bahwa mengajukan tuntutan perdata kepada pelaku adalah tindakan terbaik. Jika ini terjadi, bantuan penyidik ​​penipuan mungkin diperlukan untuk membantu mengumpulkan dokumen yang benar. Selama proses penemuan, setiap sisi sebuah kasus mencoba untuk mengetahui sebanyak mungkin mengenai situasi tersebut, meminta dokumen dan menuntut agar beberapa pertanyaan dijawab. Penyelidik penipuan bisa sangat membantu dalam menyusun permintaan untuk pembuatan dokumen. Karena penyidik ​​memiliki keakraban dengan kasus ini, dia berada dalam posisi yang baik untuk mengetahui dokumen apa yang dapat mendukung kasus tersebut dan mengisi lubang yang ditemukan selama penyelidikan.

4.         Tuntutan Pidana

Orang atau perusahaan yang ditipu dapat merujuk kasus ke penegakan hukum dan dapat membantu meningkatkan kemungkinan kasus dituntut namun pada akhirnya tidak membuat keputusan untuk diadili. Keputusan itu semata-mata terletak di tangan penegak hukum. Semakin besar kecurangan atau kasus yang lebih mengerikan, semakin besar kemungkinan penegakan hukum dapat melihatnya secara serius. Penegakan hukum setempat seringkali enggan untuk terlibat dengan kasus kejahatan kerah putih karena kurangnya sumber daya, kurangnya keahlian, dan fokus pada kejahatan kekerasan.

K.      MENJADI SAKSI AHLI

Penyidik penipuan umumnya terlibat dalam investigasi kecurangan dengan pengetahuan bahwa mereka mungkin saja berada di pengadilan, bersaksi sebagai saksi ahli. Tidak seperti auditor tradisional, yang melihat jumlahnya, mengeluarkan laporan, dan pada dasarnya dilakukan sampai tahun depan, penyidik penipuan mengetahui bahwa mungkin ada kegiatan pengadilan di masa depannya.

Untuk alasan ini, penting agar semua pekerjaan diselesaikan dan didokumentasikan dengan potensi litigasi dalam pikiran. Pada titik tertentu, saksi ahli akan diminta untuk memproduksinya atau mengajukan masalahnya, dan penting hanya mencakup hal-hal yang seharusnya ada di sana. Saya tidak menyarankan agar ada sesuatu dalam file penyidik penipuan yang akan dibuang. Sebaliknya, saya mendukung dengan hati-hati menambahkan item ke file. Seperti dijelaskan di bab-bab sebelumnya, ada praktik terbaik yang berkaitan dengan pengorganisasian dokumen, membuat catatan tentang rapat, dan membuat lembar kerja untuk membantu analisis keuangan Anda

L.       MEMPERSIAPKAN KESAKSIAN

Ketika kasus penipuan diajukan ke pengadilan, baik secara konyol atau kriminal, penyidik ​​penipuan harus siap untuk bersaksi di deposisi, pengadilan, atau keduanya. Jika Anda memiliki kesempatan untuk mempersiapkan persidangan atau kesaksian persidangan dengan pengacara yang sedang Anda tangani, Anda harus menerimanya. Tidak pernah ada ide buruk untuk melewati jalur tanya jawab dan melatih jawaban Anda, terutama jika Anda belum pernah memberi kesaksian sebelumnya atau jika Anda masih relatif baru dalam hal itu. Salah satu tantangan saat Anda menyelidiki kecurangan sebagai tim adalah memastikan bahwa orang yang memberi kesaksian cukup familiar dengan dokumen, temuan, dan laporannya. Orang yang akan bersaksi paling sering menjadi penyidik ​​utama, tapi tentu saja, dia telah membantu orang lain dan belum melihat semua dokumen dalam kasus ini. Pakar yang bersaksi harus percaya bahwa tim telah sepenuhnya menyelidiki masalah penting dalam kasus ini dan tidak melewatkan sesuatu yang penting. Tingkat kepercayaan dalam tim dikembangkan dari waktu ke waktu, dan penanganan yang baik dan prosedur pengelolaan dokumen akan membantu mendukung kesaksian ahli.

M.     KESEPAKATAN DEPOSISI

Sebuah deposisi adalah kesempatan bagi lawan pengacara untuk mengajukan pertanyaan tentang pekerjaan dan laporan Anda. Tidak banyak batasan untuk apa yang bisa ditanyakan dalam sebuah deposisi. Menentang sasaran penasehat dalam deposisi adalah meminta ahli untuk menyatakan dengan tepat pendapat atau pendapatnya. Setiap perubahan antara pendapat tersebut dan apa yang dikatakan selama persidangan dapat menyebabkan masalah besar. Semua pihak harus menyetujui siapa yang membayar ahli deposisi sebelum hari deposisi. Dalam kebanyakan kasus, pihak yang meminta deposisi harus membayarnya. Para ahli sering melakukan penagihan per jam untuk waktu deposisi, namun beberapa ahli juga menggunakan biaya minimum atau biaya dalam blok waktu (blok empat jam atau blok delapan jam sudah umum).

Sudah menjadi rahasia umum bahwa para ahli tidak selalu mendapat bayaran untuk deposisi, terutama bila pihak oposisi bertanggung jawab atas biaya tersebut. Mengumpulkan pembayaran dari sisi yang berlawanan tidak selalu mudah. Bukan ide buruk untuk meminta prabayar, terutama dalam masalah yang sangat diperdebatkan. Permintaan tersebut mendapat kesempatan bagus untuk ditolak, tapi masih boleh ditanyakan. Di beberapa yurisdiksi, akan ada batas waktu deposisi Anda, kadang dua atau empat jam. Di yurisdiksi lain, tidak akan ada batas waktu Anda, asalkan seseorang bersedia membayar waktumu.

Sebuah deposisi serupa dengan kesaksian pengadilan, namun tidak ada hakim yang hadir. Dalam sebuah deposisi tradisional, akan ada ahli, reporter pengadilan, pengacara lawan, dan pengacara di pihak Anda. Terkadang, penasihat yang berlawanan akan mendapatkan hadiah ahli untuk membantu mengembangkan pertanyaan untuk Anda. Terkadang penggugat atau tergugat akan ada di sana untuk mengamati, tapi itu tidak biasa. Membuat rekaman video dari deposisi menjadi lebih umum, jadi videografer juga hadir. Jika deposisi sedang berlangsung, saksi harus lebih berhati-hati dengan penampilan, gerak tubuh, dan sikap.

N.      UJI COBA KESAKSIAN

Sebagian besar kasus diselesaikan sebelum diadili, jadi kesempatan untuk bersaksi di persidangan tidak sering terjadi. Pakar harus memeriksa transkrip dari deposisi sehingga dia yakin akan jawaban yang diberikan pada pertanyaan. Penting agar kesaksian persidangan tidak bertentangan dengan apa yang dikatakan selama masa deposisi. Jika nanti Anda menemukan bahwa Anda membuat kesalahan dalam kesaksian deposisi Anda, Anda harus segera membawa ini ke perhatian pengacara yang sedang Anda kerjakan. Pengacara perlu mengetahui bagaimana menangani masalah ini dan tidak ingin terkejut dengan informasi ini saat Anda berada di tempat saksi di pengadilan.